Alles wat het Klantportaal vandaag kan, per onderwerp. Eenvoud staat voorop: je kantoor doet weinig, de klant doet het meeste zelf, en het portaal zegt wat er nog ontbreekt.

1Klanten aan boord

“Nieuw bedrijf” in vijf stappen

Eén wizard: bedrijf, personen, structuur, bestanden en de klant uitnodigen. Elke stap wordt bewaard, dus je kunt later verder.
Begin met het KvK-nummer: naam, rechtsvorm, adres, oprichtingsdatum, SBI-activiteiten en vestigingen komen uit het Handelsregister (KVK API).
Geen KVK-koppeling? Een naam of een KvK-uittreksel (pdf, foto of scan) is genoeg.
Personen en een holding uit het uittreksel worden voorgesteld; jij bevestigt met één klik.

Adressen en nummers kloppen meteen

Postcode en huisnummer vullen straat en plaats in uit de BAG (Kadaster, via PDOK).
KvK-nummers, btw-nummers en IBAN’s worden al bij het typen gecontroleerd.
Een btw-nummer navragen bij het Europese VIES-register: met één klik.

De klant vult zelf aan

Een eigen onboarding voor de klant: zakelijk of privé, persoonlijke gegevens, partner en kinderen, rechtsvorm, eigenaren en bestuur, diensten, boekhoudpakket, machtigingen, documenten, Wwft-vragen en bevestigen.
Het portaal vraagt alleen wat bij de klant past en nog niet bekend is. Nooit het BSN.
Wat de klant opgeeft, controleert je kantoor per veld voordat het in het dossier komt.

Iedereen een eigen login

Elke eigenaar, bestuurder, vennoot of UBO kan een eigen login krijgen, alleen voor zijn eigen gegevens en ID.
Eén login voor meerdere bedrijven, met een wisselknop.
Klanten wijzigen hun adres en contactgegevens zelf. Een nieuw IBAN wacht op bevestiging door je kantoor (tegen factuurfraude).

“Nog niet compleet”

Lege velden mogen, maar het portaal zegt wat daardoor nog niet werkt. Bijvoorbeeld: zonder e-mailadres geen documentverzoek.
Wat ontbreekt, wordt bij de contactpersoon opgevraagd.

2Bedrijven, structuren en personen

De wet zit erin

Alle Nederlandse rechtsvormen: bv, nv, stichting, STAK, vereniging, coöperatie, vof, cv, maatschap, eenmanszaak en zzp, SE, SCE, EESV, rederij, kerkgenootschap, publiekrechtelijke rechtspersoon, trust en buitenlandse rechtsvormen.
Het portaal weet wat de wet toestaat. Een eenmanszaak of vof hangt nooit onder een bv; een bv heeft minstens één aandeelhouder en één bestuurder; een stichting heeft geen eigenaren.
Wat niet mag, wordt geweigerd met de reden erbij. Wat al bestaat en niet klopt, krijgt een markering met een oplossing; er wordt nooit zomaar iets verwijderd.

Structuren tekenen

Slepen en neerzetten, met percentages. Begin met een sjabloon of stel zelf samen.
Een “+” bij elk blok biedt alleen aan wat daar wettelijk mag.
Holding en werkmaatschappij omwisselen, blokken verwijderen of met één klik een holding erboven maken.
Een nieuwe holding wordt desgewenst ook klant, met een eigen map.

Bedrijfsgegevens op één plek

Alle gegevens van een bedrijf wijzig je op één pagina.
Wijzigingen stromen vanzelf door naar het cliëntenonderzoek, de documentverzoeken, de mailings en de SharePoint-map.
Hoofdvestiging en nevenvestigingen, ook op te halen bij de KVK.

Personen en gezinnen

Personen, gezinnen en relaties: fiscaal partner, kinderen en schoonfamilie.
Snel zoeken op naam, geboortejaar of woonplaats.
Een klant wijzigt alleen zichzelf, zijn partner en kinderen. Anderen vullen hun eigen gegevens in met een eigen login.
De nationaliteit van een kind volgt uit die van beide ouders (Rijkswet op het Nederlanderschap).

3Cliëntenonderzoek: Wwft en AMLR

Het cliëntenonderzoek volgt de Wwft en schakelt op 10 juli 2027 vanzelf over naar de Europese anti-witwasverordening (AMLR). Je kantoor kan ook zelf kiezen welke regels gelden.

UBO’s berekend

UBO’s volgen uit de structuur; indirecte belangen worden doorgerekend via holdings.
Ook voor stichtingen en STAK’s, met pseudo-UBO’s (het bestuur) als er geen UBO is.
Vergelijk met een UBO-uittreksel; de verschillen staan klaar voor een terugmelding.

Identificatie

Paspoort of ID-kaart uploaden: de machineleesbare zone (MRZ) wordt gelezen en gecontroleerd.
Voor- en achterkant worden automatisch aan elkaar gekoppeld.
Het BSN wordt definitief zwart gemaakt; het origineel wordt niet bewaard.
Optioneel: identificeren met iDIN via de eigen bank (via een iDIN-aanbieder).

Risico

Een voorgesteld risiconiveau met de redenen erbij: PEP, sanctietreffer, hoog-risicolanden of een complexe structuur.
PEP-vragen per persoon, ook voor familieleden en naaste geassocieerden.
De EU-lijst van landen met een hoog risico is ingebouwd.

Sanctielijsten, elke dag

De geconsolideerde EU-sanctielijst (met de VN-sancties die de EU overneemt) en de Nationale terrorismelijst.
Elke dag ververst; iedereen wordt opnieuw gecontroleerd, op naam, geboortedatum en nationaliteit.
Een mogelijke treffer komt bij je kantoor ter beoordeling, met de lijst waar hij vandaan komt.

Herbeoordelingen

Een termijn per risiconiveau, door je kantoor in te stellen.
Eerder als er iets verandert: een nieuwe UBO, een andere rechtsvorm, een verlopen ID, een nieuwe sanctie- of PEP-treffer.
De klant wordt vooraf gevraagd zijn gegevens te bevestigen; elke adviseur krijgt een wekelijks overzicht.

Het dossier

De klant beantwoordt de Wwft-vragen zelf in de onboarding; je kantoor bevestigt.
Elk afgerond onderzoek als pdf-dossier in de Wwft-map van de klant in SharePoint.
Onderzoeken van vertrokken klanten blijven de wettelijke vijf jaar bewaard en worden daarna verwijderd.

4Documenten en herkenning

Uploaden

Klanten uploaden bestanden in het portaal; ze komen in hun eigen SharePoint-map.
Tot 2 GB per bestand; een onderbroken upload gaat verder waar hij was.
Hetzelfde bestand nog een keer? Het portaal herkent het aan de inhoud en bewaart het één keer.
Word- en Excel-bestanden bekijken in het portaal.

Documentverzoeken

Vraag een klant om specifieke documenten, met een uiterste datum.
De klant ziet per document een eigen uploadknop en krijgt automatisch herinneringen.
Herkent het portaal het gevraagde document, dan staat het verzoek op “ontvangen”.

Herkenning

Elk document wordt op de achtergrond gelezen: pdf-tekst en tekstherkenning (OCR) op je eigen server. Er gaat niets naar een externe dienst.
Herkent onder meer ID-bewijzen, jaaropgaven, WOZ-beschikkingen, bankafschriften, KvK-uittreksels, aandeelhoudersregisters, UBO-uittreksels en statuten.
Gevonden aandeelhouders, UBO’s en bedrijfsgegevens worden voorstellen die je één voor één bevestigt.

Het portaal leert

Twijfelt het portaal, dan komt het document in een wachtrij. Je wijst aan waar wat staat en het portaal leert de opmaak van die afzender.
Wat geleerd is, geldt voor alle klanten. Ook adviseurs mogen het portaal trainen.
Kennispakketten: wat het portaal geleerd heeft anoniem exporteren en importeren, in elke installatie.

Een hele map in één keer

Een zip met alle documenten van een klant (tot 10 GB) wordt op de achtergrond uitgepakt, gelezen en gesorteerd.
Beoordelen in vijf stappen; er wordt niets weggegooid voordat je akkoord geeft, en je keuzes worden geleerd.
Holdings uit KvK-uittreksels in de zip aanmaken met één klik. Een zip ongedaan maken kan ook.

Mail naar het portaal

Mail met bijlagen naar de mailbox van het portaal wordt aan de juiste klant gekoppeld; de bijlagen worden gewone uploads.
Mail van een onbekende afzender wacht in een aparte lijst.

5Fiscaal

Fiscaal overzicht per jaar

Per klant en per jaar: inkomen uit werk, eigen woning, box 3 en aftrekposten zoals zorgkosten en giften.
Bedragen komen uit de gelezen documenten; je kantoor corrigeert of vult aan.
Belastingregels per jaar vanaf 2015, elke waarde met de bron. Je kantoor controleert en past ze aan.

Toeslagen en IACK

Per persoon een signaal of er waarschijnlijk recht is op de inkomensafhankelijke combinatiekorting (IACK), zorgtoeslag of kindgebonden budget.
Ontbreken er gegevens, dan zegt het portaal welke.
Klanten uploaden de bijbehorende stukken, zoals een toeslagbeschikking.

Jaaropgaven en WOZ

Jaaropgaven worden automatisch aan de juiste persoon gekoppeld en maar één keer geteld.
WOZ-waarden opzoeken voor de adressen van je klant (via WOZ-API.nl).

Alles werkt met vaste regels, zonder AI. Het zijn signalen, geen advies: je adviseur beslist.

6Wetten en subsidies

Wetswijzigingen

Het portaal volgt wetten op wetten.overheid.nl, zoals de Wet IB 2001, de Wet Vpb 1969, de AWR, de Wet WOZ en de Wwft, en het nieuws van de Belastingdienst.
Elke wijziging wordt gekoppeld aan de klanten voor wie hij kan gelden.
Elke adviseur krijgt een wekelijkse mail met alleen wat zijn eigen klanten raakt, met een link naar de officiële bron.

Subsidies van RVO

Regelingen uit de open data van RVO, automatisch bijgewerkt.
Gekoppeld aan je klanten op branche (SBI), regio en kenmerken van de klant.
Met vaste regels, zonder AI; je kantoor stelt de koppelingen zelf bij.

7Microsoft 365

SharePoint per klant

Elke klant krijgt een eigen map in de SharePoint-site van je kantoor.
Hernoem je een klant, dan gaat de mapnaam mee; bestanden blijven waar ze zijn.
Klanten komen nooit zelf in SharePoint: alles loopt via het portaal.

Eén gedeelde mailbox

Alle mail gaat uit vanuit één gedeelde mailbox van je kantoor; daar is geen extra licentie voor nodig.
Een DNS-controle laat zien welke SPF-, DKIM- en DMARC-records nog ontbreken, zodat mail niet in de spam belandt.

Aanmelden met Microsoft

Medewerkers melden zich aan met hun eigen Microsoft 365-account.
Collega’s uit Microsoft 365 met één klik als adviseur uitnodigen.

Koppelen vanuit het portaal

“Koppel met Microsoft 365”: een beheerder meldt zich aan met een code en het portaal regelt het grootste deel zelf. Een script blijft beschikbaar als alternatief.
De koppeling werkt met een certificaat in plaats van een wachtwoord. Het portaal waarschuwt ruim voordat het verloopt.

8E-mail en mailings

Automatische mails

Uitnodigingen, documentverzoeken en herinneringen.
De adviseur krijgt een mail als zijn klant iets uploadt of wijzigt; meerdere bestanden komen in één mail.
Herinneringen voor herbeoordelingen, een weekoverzicht per adviseur, wetswijzigingen, meldingen over back-ups en beveiligingsmeldingen.
Elke mail in de huisstijl van je kantoor en in de taal van de ontvanger.

Mailings

In vier stappen: wanneer, voor wie, tekst en controleren.
Eenmalig of herhalend: elke dag, week, maand, kwartaal, half jaar of jaar.
Een eigen tekst per type klant (bv, vof, eenmanszaak, particulier en meer), zodat iedereen precies één mail krijgt.
Invulvelden zoals aanhef, bedrijfsnaam en adviseur. Nooit een BSN.

Vertalen en afmelden

Optioneel: de Engelse tekst laten vullen door DeepL. Alleen de sjabloontekst gaat naar DeepL, nooit gegevens van klanten.
Nieuwsbrieven hebben een afmeldlink (Telecommunicatiewet); servicemails blijven komen.
Het portaal houdt rekening met de verzendlimieten van Microsoft 365.

9Ondertekenen

Zo werkt het

Kies een pdf en de ondertekenaars; zij krijgen een mail met een link naar het portaal.
Ondertekenen met de volledige naam en een verse code uit de authenticator-app.
Wie, wanneer en welke versie van het document: alles wordt vastgelegd.

Verzegeld

Na de laatste handtekening voegt het portaal een ondertekeningsverklaring toe en verzegelt het de pdf digitaal, met een tijdstempel.
Elke latere wijziging is zichtbaar in een pdf-lezer.
Het getekende document komt in de map “Ondertekend” van de klant en gaat naar alle betrokkenen.

Juridisch

Een geavanceerde elektronische handtekening volgens eIDAS. Die heeft dezelfde rechtsgevolgen als een handgeschreven handtekening (artikel 3:15a BW) en is geschikt voor vrijwel alle stukken van een administratiekantoor.
Optioneel een eigen certificaat voor documentondertekening, zodat pdf-lezers de verzegeling direct als vertrouwd tonen.

10Beheer, installatie en licentie

Installatie

Eén installatieprogramma voor Windows (x64); het portaal draait als Windows-service.
Caddy wordt meegeleverd als beveiligde toegangspoort met een gratis HTTPS-certificaat; een eigen reverse proxy kan ook.
Bijwerken is het nieuwe installatieprogramma draaien; gegevens en instellingen blijven.

Back-ups

Elke nacht een back-up op de server zelf.
Elke nacht een versleutelde back-up buiten de server: naar SharePoint, een SFTP-server of allebei. Desgewenst ook elk uur tijdens kantooruren.
Back-ups in een eigen SharePoint-bibliotheek die alleen eigenaren kunnen openen, met een verplicht sterk wachtwoord.
“Verhuizen naar een andere computer” en herstel op een nieuwe pc zonder iets opnieuw in te stellen.
“Test herstel” controleert een back-up zonder iets aan te raken. Mislukt een back-up, dan krijgen de eigenaren een mail.

Statuscontrole

Een gezondheidscontrole van de koppelingen: Microsoft 365, tekstherkenning, virusscanner en certificaten.
Een statusscherm op de server met de dienst, back-ups, beheerders, licentie en herstelstappen.
Het portaal meldt zelf wanneer er een (beveiligings)update is. Het installeert nooit iets op eigen houtje.
Een pagina “Veiligheid” met de stand van zaken: BitLocker, Defender, Windows-updates, firewall, back-ups, 2FA en certificaten, met advies per punt.
Een Nederlandse handleiding met schermafbeeldingen in het portaal en bij de installatie: installatie, koppelingen, back-up, beveiliging, noodherstel en verhuizen.

Rollen, taal en huisstijl

Rollen: adviseur, beheerder en eigenaar. Adviseurs zien alleen hun eigen klanten, tenzij een beheerder ze toegang tot alle klanten geeft.
Nederlands en Engels, en een licht en een donker thema.
Logo, kleuren, lettertype en teksten van je kantoor in elk scherm en elke mail.

Licentie

Geen maximum aantal klanten: je betaalt per actieve klant.
De licentie wordt op de server zelf gecontroleerd.
Loopt de licentie af, dan blijven bestaande klanten gewoon werken en wordt er niets verwijderd.
Koppelingen zoals KVK, WOZ-API.nl, iDIN en DeepL gebruiken het eigen account van je kantoor.

11Zelf zien?

Benieuwd hoe dit werkt voor jouw kantoor? Vraag een demo aan.

Vraag een demo aan Beveiliging ← Klantportaal