In het kort
Beveiliging zit in elke laag: wie er binnenkomt, wat iemand mag zien, hoe bestanden worden behandeld, hoe gegevens worden versleuteld en hoe het kantoor ziet dat alles in orde is.
Uw gegevens blijven bij uHet portaal draait op de server van uw kantoor en bewaart documenten in uw eigen Microsoft 365. Jonker IT heeft geen toegang.
Alleen op uitnodiging, altijd 2FANiemand maakt zelf een account aan. Iedereen logt in met wachtwoord plus een code uit een authenticator-app.
Ieder ziet alleen het zijneKlanten zien alleen hun eigen bedrijf, adviseurs alleen hun eigen klanten. De server controleert dat bij elke klik.
Elke upload gescandMicrosoft Defender scant elk bestand. Gevaarlijke bestandstypen komen er niet in.
Nooit een BSNHet portaal vraagt geen BSN en maakt het BSN op ID-kopieën definitief zwart.
Alles versleuteldHTTPS op elke verbinding, versleutelde geheimen en back-ups met AES-256.
Alles vastgelegdEen auditlog van elke aanmelding, upload en wijziging, en meldingen bij verdachte zaken.
Veiligheid in één oogopslagEen pagina "Veiligheid" toont of BitLocker, Defender, updates, back-ups en 2FA in orde zijn, met advies.
1Uw gegevens blijven bij u
Het Klantportaal is geen clouddienst van Jonker IT. Uw kantoor installeert het op een eigen Windows-server, en alle gegevens blijven binnen uw eigen omgeving.
- Documenten staan in een SharePoint-site van uw eigen Microsoft 365, in een eigen map per klant.
- De database met klantgegevens staat op de server van uw kantoor.
- Jonker IT kan niet inloggen en heeft geen kopie. Het portaal stuurt Jonker IT één keer per maand alleen het aantal klanten (voor de licentie) en kijkt dagelijks of er een nieuwe versie is. Er gaan geen namen, documenten of andere klantgegevens naar Jonker IT.
Welke gegevens gaan naar buiten, en waarom
| Dienst | Wat wordt verstuurd | Wanneer |
|---|---|---|
| Microsoft 365 van uw kantoor | Documenten en e-mail | Altijd: dit is de opslag en de mailbox van uw kantoor |
| KVK (Kamer van Koophandel) | Een KVK-nummer of bedrijfsnaam om gegevens op te halen | Als een medewerker een bedrijf opzoekt |
| Kadaster / PDOK (BAG) | Een postcode en huisnummer | Bij het invullen van een adres |
| WOZ-waarde, BTW-controle (VIES) | Een adres of btw-nummer | Alleen als het kantoor die koppeling gebruikt |
| DeepL (vertalen) | De tekst van een mailing-sjabloon, zonder ingevulde klantgegevens | Alleen als het kantoor vertalen aanzet, met een eigen sleutel |
| Jonker IT | Aantal klanten, kantoornaam, installatienummer | Eén keer per maand (licentie) |
Het portaal gebruikt geen externe AI-dienst om documenten te lezen. Documentherkenning en tekstherkenning (OCR) draaien op de server van uw kantoor.
2Wie mag erin
Alleen op uitnodiging
- Niemand kan zelf een account aanmaken.
- Een uitnodigingslink werkt één keer en verloopt na 72 uur. De link wordt alleen versleuteld bewaard.
- De eerste installatie vraagt een code die alleen op de server zelf staat.
Tweestapsverificatie voor iedereen
- Klanten en medewerkers loggen in met een wachtwoord plus een code uit een authenticator-app. Dat is verplicht, niet optioneel.
- Telefoon kwijt? Een herstelprocedure met een eenmalige link, die altijd wordt vastgelegd en gemeld.
Medewerkers via Microsoft 365
- Desgewenst loggen medewerkers alleen in met hun Microsoft 365-account, met de MFA en het beleid van uw eigen organisatie.
- Vertrekt een medewerker, dan zet u het account uit in Microsoft en is de toegang direct weg.
Beheer alleen vanaf uw netwerk
- Het beheergedeelte kan worden beperkt tot de netwerken van het kantoor of de VPN.
- Met een gestolen wachtwoord komt niemand er dan van buitenaf in. Klanten merken er niets van.
Uitsluiten
- Na 5 foute pogingen gaat een account 15 minuten op slot.
- Limieten op het aantal pogingen per minuut voor aanmelden, uploaden en opzoeken.
- De foutmelding verraadt niet of een account bestaat.
Zelf het wachtwoord wijzigen
- Elke gebruiker kan zijn wachtwoord zelf wijzigen, met bevestiging via de 2FA-code.
- Andere aanmeldingen vervallen, de gebruiker krijgt een bevestiging per mail en de wijziging wordt vastgelegd.
3Ieder ziet alleen het zijne
Bij elke klik bepaalt de server zelf welke gegevens iemand mag zien. Wat de browser meestuurt, telt daarbij niet.
- Klanten zien alleen hun eigen bedrijf, hun eigen documenten en hun eigen privé-deel. Ze komen nooit zelf in SharePoint.
- Belanghebbenden met een eigen login, zoals een UBO of medebestuurder, zien alleen hun eigen gegevens. Hun ID-bewijs is privé: ook de contactpersonen van het bedrijf zien het niet.
- Adviseurs zien en beheren alleen hun eigen klanten. Een beheerder kan een adviseur bewust het recht geven alle klanten te zien; die keuze wordt vastgelegd.
- Gevoelige handelingen, zoals een bedrijf verwijderen, de 2FA van een klant resetten of uploadregels wijzigen, zijn voorbehouden aan beheerders en de eigenaar.
- Wijzigingen door klanten aan gevoelige gegevens, zoals een nieuw IBAN of een e-mailadres waarop inkomende mail wordt gekoppeld, gelden pas nadat het kantoor ze heeft bevestigd.
4Veilig met bestanden
Alleen veilige bestandstypen
- Programma's, scripts en Office-bestanden met macro's worden altijd geweigerd.
- Het portaal controleert het echte bestandstype, niet alleen de extensie.
- ZIP-bestanden worden gecontroleerd op trucs, zoals zip-bommen en paden buiten de map.
Virusscan van elke upload
- Microsoft Defender scant elk bestand vóór het wordt opgeslagen of gelezen: uploads, mailbijlagen en de inhoud van ZIP-bestanden.
- Besmet? Dan gaat het bestand in quarantaine en krijgen de eigenaren en de adviseur direct een melding.
Lezen in een afgeschermd hulpproces
- Pdf's, Office-bestanden en foto's worden gelezen in een apart proces zonder netwerk en zonder toegang tot de database of sleutels, met een tijdslimiet.
- Een kwaadaardig bestand kan hooguit dat hulpproces laten vastlopen, nooit het portaal.
Geen BSN
- Het portaal vraagt nooit om een BSN en heeft er nergens een veld voor.
- Op kopieën van paspoorten en ID-kaarten wordt het BSN definitief zwart gemaakt.
- Ook uit de herkende tekst van documenten wordt een BSN verwijderd vóór die wordt opgeslagen.
5Versleuteling en sleutels
- HTTPS op elke verbinding: van de browser naar de proxy, van de proxy naar het portaal en van het portaal naar Microsoft 365. Browsers worden gedwongen altijd HTTPS te gebruiken (HSTS).
- Geheimen versleuteld en gebonden aan de server: codes voor tweestapsverificatie, API-sleutels, certificaten en wachtwoorden. Een gestolen kopie van alleen de database is niet genoeg om ze te gebruiken.
- Microsoft 365 met een certificaat in plaats van een wachtwoord. De privésleutel verlaat de server niet.
- Back-ups versleuteld met AES-256 en een wachtwoord dat alleen uw kantoor kent. Het portaal eist een sterk wachtwoord en kan er zelf een maken.
- Back-ups apart opgeslagen: in een eigen SharePoint-bibliotheek die alleen de eigenaren kunnen openen (het portaal begeleidt die inrichting stap voor stap), of op een eigen SFTP-server.
6Microsoft 365 met minimale rechten
- Het portaal mag in één SharePoint-site schrijven, niet in de rest van uw Microsoft 365-omgeving.
- Het portaal mailt alleen als één gedeelde mailbox van uw kantoor.
- Voor de lijst met collega's leest het alleen profielen (naam, functie), geen mailboxen of bestanden van medewerkers.
7Inkomende e-mail
- Mail aan de gedeelde mailbox wordt alleen automatisch aan een klant gekoppeld als de afzender een bevestigd adres van die klant is. Mail van het eigen kantoordomein wordt nooit automatisch gekoppeld.
- Het portaal controleert of een mail echt van de afzender komt (SPF, DKIM en DMARC). Valt die controle negatief uit, dan gaat de mail naar "Onbekende afzenders" om door een medewerker te worden beoordeeld.
- Onzichtbare tekens in onderwerp en naam worden verwijderd, zodat niemand een nepknop of nepkoppeling in een melding aan een adviseur kan zetten.
8Server en netwerk
- Alleen de reverse proxy (Caddy of NGINX) staat aan het internet. Het portaal zelf neemt alleen verkeer van de proxy aan.
- Portaal en proxy draaien elk onder een eigen, beperkt Windows-serviceaccount, nooit als beheerder.
- Alleen het systeem, beheerders en het portaal zelf kunnen de datamap lezen.
- Strikte beveiligingsinstellingen voor browsers: HTTPS verplicht (HSTS), een Content-Security-Policy, cookies alleen via HTTPS en niet leesbaar voor scripts, bescherming tegen vervalste formulieren, en het portaal kan niet in een frame van een andere site worden geladen.
- Geen versie-informatie in de antwoorden van de server.
9Toezicht: zien dat alles in orde is
De pagina "Veiligheid"
Eigenaren en beheerders zien op één pagina hoe de installatie ervoor staat. Elke controle krijgt groen, oranje of rood, en bij oranje of rood staat precies wat er moet gebeuren. Een greep uit de controles:
BitLocker-schijfversleuteling op de server
Microsoft Defender actief en bijgewerkt
Windows-updates recent geïnstalleerd
Windows-firewall aan
2FA voor alle medewerkers
Laatste back-up gelukt en buiten de server bewaard
Back-upwachtwoord sterk genoeg
Certificaten nog lang genoeg geldig
Portaal en .NET up-to-date
Auditlog
- Elke aanmelding, upload, geopend bestand en wijziging wordt vastgelegd, met filters en export.
- Verwijdert u een klant, dan blijft de geschiedenis in het log. Het log wordt standaard twee jaar bewaard, nooit korter dan 90 dagen, of desgewenst voor altijd.
Beveiligingsmeldingen
- Eigenaren krijgen een mail bij veel mislukte aanmeldingen, een nieuwe beheerder, een 2FA-herstel, ongewoon veel geopende bestanden, een nieuw IBAN, een aanmelding van een medewerker vanuit het buitenland en een virus in een upload.
Updates
- Het portaal meldt zelf wanneer er een nieuwe versie of een beveiligingsupdate is.
- Het installeert nooit ongevraagd iets: uw kantoor kiest het moment.
10Continuïteit: nooit gegevens kwijt
- Automatische back-ups elke nacht en, desgewenst, elk uur tijdens kantooruren, naar SharePoint en/of een eigen SFTP-server.
- Bewaarschema: de laatste 24 uur-back-ups, 14 dagelijkse, 8 wekelijkse en 12 maandelijkse.
- Herstel zonder opnieuw instellen: een back-up bevat ook de sleutels, beschermd met het back-upwachtwoord. Na een herstel op een nieuwe pc werken 2FA, certificaten en koppelingen meteen weer.
- Verhuizen naar een andere computer met een vaste procedure: het portaal pauzeert wijzigingen en achtergrondtaken, maakt een verhuispakket en zet alles op de nieuwe pc terug.
- Handleiding noodherstel: stap voor stap wat te doen als de server uitvalt.
11Privacy (AVG) en Wwft
- Dataminimalisatie: geen BSN, en alleen de gegevens die het kantoor voor zijn werk en de Wwft nodig heeft.
- Bewaartermijnen zijn instelbaar voor het auditlog, verstuurde mail en uploadsessies.
- Klanten houden hun eigen gegevens bij en zien wat het kantoor van hen weet. Voorstellen tot wijziging worden per veld door het kantoor beoordeeld.
- Wwft-dossier per klant: identificatie, UBO's, risico, herbeoordelingen en een volledig spoor van wie wat wanneer heeft gedaan.
12Wat uw kantoor zelf regelt
Beveiliging is ook inrichting. De pagina "Veiligheid" helpt hierbij en laat zien wat nog aandacht vraagt.
- BitLocker aan op de server, en de herstelsleutel buiten de server bewaard.
- Windows Update en Microsoft Defender aan. Gebruik de server alleen als server.
- Op de router alleen open wat de webserver nodig heeft. Beheer op afstand via een VPN.
- Het back-upwachtwoord veilig bewaren, buiten de server, en af en toe een proefherstel doen.
- SPF, DKIM en DMARC instellen voor het maildomein. Het portaal controleert dit voor u.
- Met klanten afspreken: "We vragen nooit om uw wachtwoord of code."
Vragen over de beveiliging? Bijvoorbeeld voor uw eigen risicoanalyse, DPIA of de vragenlijst van uw verzekeraar: neem contact op met Jonker IT via arnoldit.nl/contact.